privacy statement – dhs (2024)

Voor de uitvoering van dhs haar dienstverlening, in iedere vorm, is een overeenkomst tussen afnemer (klant) en dhs de grondslag. Ten behoeve van de uitvoering van de dienstverlening worden persoonsgegevens van de vertegenwoordiger van de afnemer bewaard bij de overeenkomst. Gegevens bestaan uit:

• Bedrijfsnaam;
• Naam, functie, zakelijk telefoonnummer, zakelijk email adres van de vertegenwoordiger;
• Naam, functie, zakelijk telefoonnummer, zakelijk email adres van overige contactpersonen, zoals aangegeven door de vertegenwoordiger.

Gegevens ten behoeve van de uitvoering van dienstverlening, kennen een minimale bewaartermijn gelijk aan de duur van de overeenkomst en/of de duur van geldende garantieperiode(s) en/of onderliggende contracten van derden.

dhs heeft meerdere belanghebbende waarmee in contact getreden moet kunnen worden. Voorbeelden hiervan zijn contactpersonen van leveranciers, partners, klanten, prospects en sollicitanten. Grondslag voor het bewaren van deze gegevens is of een overeenkomst of met toestemming van de belanghebbende. Gegevens bestaan uit:

• Bedrijfsnaam (wanneer van toepassing);
• Naam, functie, zakelijk telefoonnummer, zakelijk email adres (in geval van overeenkomst);
• Naam, functie, zakelijk telefoonnummer, zakelijk email adres (in geval van verzoeken tot zakelijk contact vanuit de belanghebbende);
• Naam, privé telefoonnummer, privé email adres, curriculum vitae (in geval van sollicitanten).

dhs verzamelt gegevens op een aantal methoden, horende bij een van grondslagen zoals hierboven beschreven. Deze methoden zijn:

• Contact- en Aanmeldformulieren
  Op de websites van dhs (www.dhs.nl en dhs gelieerde websites) bestaat de mogelijkheid om één of meerdere contact- en/of aanmeldformulieren in te vullen. Ieder formulier geeft specifiek aan welke gegevens gevraagd en dus bewaard zullen worden. dhs bewaart deze gegeven minimaal voor de tijd tussen het invullen van het contactformulier en het moment dat er daadwerkelijk contact is geweest en of het evenement waarvoor wordt aangemeld is afgerond. Hierna worden deze gegevens permanent verwijderd uit de website database en, wanneer van toepassing en met toestemming, bewaard in het CRM systeem (commercieel) of in het HRM (personeel / sollicitanten) systeem;
• Email en andere digitale communicatie
  Via email platformen en andere digitale communicatie platformen, zoals Microsoft Teams, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld en opgeslagen. Enerzijds omdat er verzoeken zijn tot contact en anderzijds omdat er communicatie moet plaatsvinden op grond van een overeenkomst. Gegevens worden, wanneer van toepassing, opgeslagen in het CRM systeem of in het HRM systeem.
• Persoonlijk Contact / Telefonisch Contact
  Gegevens verkregen uit persoonlijk of telefonisch contact worden, ten alle tijden met toestemming van de belanghebbende, opgeslagen in het CRM systeem of HRM systeem, afhankelijk van de reden van het contact.

dhs zal alle mogelijke en haalbare technische en procedurele middelen inzetten om uw persoonsgegevens te beschermen. Afhankelijk van het platform zal dit gerealiseerd worden door:

• Uitsluiten van niet geautoriseerde toegang tot dhs haar systemen, waaronder Website, CRM en HRM systemen, door invoeren van gebruikersrollen, sterke wachtwoorden en (waar mogelijk) sterke authenticatie;
• Uitvoeren van minimaal geadviseerde Security Updates en Patches op de door dhs gebruikte systemen, waaronder Website, CRM en HRM systemen;
• Gebruiken van gecodeerde verbindingen (waar mogelijk) tussen belanghebbende, medewerkers en dhs systemen.

Het zo snel mogelijk verwijderen van gegevens uit systemen als deze niet meer nodig zijn, wanneer de belanghebbende dit verzoekt en/of wanneer deze gegevens zijn opgeslagen in andere systemen.

In sommige gevallen kan het voorkomen dat persoonsgegevens worden gedeeld met derde partijen. Deze gevallen zijn echter direct te benoemen en hebben allen een duidelijke reden waarom deze gedeeld worden. dhs doet er alles aan om alleen gegevens te delen met derden, die eveneens uw privacy zullen bewaken.

In de volgende gevallen worden er persoonsgegevens gedeeld met derden:

• Wanneer dhs gebruik maakt voor haar dienstverlening van derden, zoals leveranciers, distributeurs, cloudplatformen, etc. Reden hiervoor is dat leveringen (zowel fysiek als virtueel) van producten en diensten in sommige gevallen rechtstreeks plaatsvinden en/of contracten op naam moeten staan van de afnemer;
• Wanneer dhs gebruik maakt van externe evenementen bureau’s voor het organiseren van evenementen waarop een belanghebbende zich heeft ingeschreven;
• Wanneer dhs gebruik maakt van externe communicatie bureau’s / technologieën waarmee bijvoorbeeld uitnodigingen worden verstuurd naar belanghebbende.

In alle gevallen zullen deze gegevens alleen bewaard worden voor de tijd dat het contract / overeenkomst duurt en/of tot de duur van een evenement of actie.

dhs zal graag meewerken om uw rechten binnen de AVG te waarborgen. Maar wat zijn uw rechten precies en hoe communiceert u de wens tot uitvoering hiervan?

• U heeft recht op inzage van uw persoonsgegevens (art. 15 AVG);
• U heeft recht op correctie / aanvulling van uw persoonsgegevens (art. 16 AVG);
• U heeft recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (art. 17 AVG);
• U heeft recht op het digitaal ontvangen van uw persoonsgegevens zoals DHS deze bewaard / verwerkt, ook wel dataportabiliteit genoemd (art. 20 AVG).

Wanneer u bovenstaande rechten wenst uit voeren, neemt u dan schriftelijk (per email) contact op met dhs middels onderstaande contactgegevens. dhs zal in alle bovenstaande gevallen binnen 5 werkdagen uw verzoek uitvoeren. Heeft u andere vragen, zorgen of verzoeken, neemt u dan ook vooral contact op.

Heeft u vragen, opmerkingen of verzoeken aan dhs rondom uw persoonsgegevens, de AVG of ander gerelateerde zaken, neem dan zo snel mogelijk contact op.

DHS Informatisering
info@dhs.nl
0412-653800 (optie 2)